Zusammenfassung des Webinars „Wir rechnen ab! Das ABC der Förderungsabrechnung beim Land Steiermark“

Das Team der A9 bestehend aus Bernadette Frötscher, Alexandra Deutsch, Sandra Kurzmann, Cornelia Maieregger sowie Julia Trummer, welches die Verwendungsnachweise prüft, hat dabei anhand eigens aufbereiteter Folien, die ihr weiter unten als Download-Datei findet, das Abrechnungsprozedere sowie sämtliche Unterlagen erläutert, welche für die Förderungsabrechnung benötigt werden. Darüber hinaus wurde auf die Abrechnung unterschiedlicher Kostenarten (Personal- und Sachkosten) eingegangen und es gab ausreichend Zeit zur Beantwortung konkreter Fragen der Webinarteilnehmer:innen (beispielsweise rund um die Abrechnung von Fair-Pay-Zuschüssen). In diesem Sinne möchten wir uns beim gesamten Team wie auch bei der Referatsleiterin Evelyn Kometter bedanken, die sich ebenfalls Zeit genommen hat, um auf die Fragen im Zusammenhang mit der Förderungsabrechnung einzugehen.

Grundsätzlich sei angemerkt, dass die A9 sehr hilfreiche Merkblätter zur Antragsstellung und Abrechnung (inkl. der Abrechnung des Fair-Pay-Zuschusses 2024) auf ihrer Website zur Verfügung stellt. Dort finden sich auch alle notwendigen Formulare als Download-Dateien. Es empfiehlt sich in jedem Fall die Merkblätter vor Antragsstellung bzw. Erstellung der Unterlagen für die Förderabrechnung durchzulesen.

Welche Unterlagen werden für die Förderungsabrechnung benötigt?

• Projektbericht
• Einnahmen/Ausgaben-Aufstellung
• Belegaufstellung
• durchnummerierte Belege und Zahlungsnachweise
• Druckwerke falls erforderlich

Die zentralen Infos zu den benötigten Unterlagen können den unterhalb zum Download zur Verfügung gestellten Power-Point-Folien wie auch dem Merkblatt zur Erstellung von Verwendungsnachweisen entnommen werden.

Ergänzend dazu kann aus dem Webinar Folgendes festgehalten bzw. nochmals betont werden:
 

Projektbericht

Tipp: Beim Verfassen des Berichts empfiehlt es sich, sich am Merkblatt zur Erstellung eines Projektberichts zu orientieren.

Die in den Folien als Orientierungshilfe angeführten Fragen müssen nicht alle zwingend im Projektbericht beantwortet werden. Die konkreten Inhalte richten sich immer nach dem spezifischen Projekt (z.B. müssen natürlich keine Besucher:innenzahlen angeführt werden, wenn es sich um ein Projekt ohne Besucher:innen handelt).
Grundsätzlich sollte der Bericht möglichst prägnant einen guten Überblick über das durchgeführte Programm bzw. Projekt geben. In Anbetracht der hohen Anzahl an Förderungsnehmer:innen ist für die Sachbearbeiter:innen ein ein- bis zweiseitiger Projektbericht sinnvoller als eine sehr dichte Beschreibung, die 20 Seiten umfasst.
Am besten werden bereits während des Projektverlaufes Vorgänge und Ergebnisse stichpunktartig sowie gegliedert nach Zeitverlauf und (falls vorhanden) Teilprojekten festgehalten, die dann als Basis für den Bericht dienen können.
 

Einnahmen-/Ausgaben-Aufstellung

Ein wichtiger Hinweis aus dem Webinar ist, dass die Bezeichnungen der Felder unter Erlöse und Sachausgaben je nach Bedarf angepasst bzw. überschrieben oder ergänzt werden können bzw. sollen, sodass die angeführten Einnahmen- und Ausgaben-Arten dem jeweiligen Projekt entsprechen. Bei der Abrechnung ist aber jedenfalls darauf zu achten, dass diese natürlich den Kostenposten aus dem Antragsformular entsprechen müssen. Auch die angeführten Kategorien unter den Förderungen können modifiziert werden, wenn beispielsweise Förderungen anderer als der angeführten Stellen bezogen wurden.
Grundsätzlich gilt, dass die Einnahmen-/Ausgaben-Aufstellung bei der Prüfung mit dem letztgültigen Finanzierungsplan verglichen wird. Bei der Auswahl der Kostenpositionen in der Einnahmen-/Ausgaben-Aufstellung der Abrechnung ist also immer auf den letztgültigen Finanzierungsplan zu achten.
 

Sachkosten

Die Förderungssumme muss mit Belegen nachgewiesen werden. Grundsätzlich wird dabei zwischen Personalkosten und Sachkosten unterschieden. Sachkosten sind z.B. Honorarnoten, Druckkosten etc. (alle Kostenpositionen, die nicht unter Personalkosten fallen). Im Merkblatt zur Erstellung von Verwendungsnachweisen sind außerdem nicht förderungsfähige Kosten (z.B. Mahnspesen) angeführt.
Beim Zahlungsnachweis ist es wichtig, dass ersichtlich ist, dass der Betrag wirklich überwiesen worden ist, also dass ein Valutadatum ersichtlich ist. Es empfiehlt sich eine Überweisungsbestätigung oder ein Kontoauszug (dabei kann natürlich alles geschwärzt werden, was für die Abteilung nicht relevant ist). Achtung: Es gibt einen Unterschied zwischen Auftragsbestätigung und Überweisungsbestätigung. Ersteres gilt nicht als Zahlungsnachweis!
 

Belegaufstellung

In der Belegaufstellung zu den Sachkosten ist die Information wichtig, ob man vorsteuerabzugsberechtigt ist oder nicht, damit die Sachbearbeiter:innen wissen, ob man Netto oder Brutto für die Abrechnung vorlegen darf. Wenn eine Vorsteuerabzugsberechtigung vorliegt, dürfen nur Netto-Beträge angegeben werden.
Die lfd. Nummer ist für die Bearbeitung ebenfalls sehr wichtig, damit die Belege zugeordnet werden können (wird z.B. auch für stichprobenartige Prüfungen benötigt).
Die Kostenposition sollte einer der Kategorien aus der Einnahmen-/Ausgaben-Aufstellung entsprechen.
Für alle Kassenbelege unter 25 € gibt es auf der Website eine Sammelaufstellung, in der diese Kleinbeträge aufgelistet werden können. Die gesamte Summe kann dann in der Belegaufstellung eingetragen werden. Auf diese Weise muss nicht alles extra mitgeschickt werden. 
Bei der Belegaufstellung muss nicht auf den Cent genau die Fördersumme getroffen werden. Es empfiehlt sich sogar mehr anzuführen, weil dann nicht extra nachgefragt werden muss, falls ein Beleg unter Umständen nicht genommen werden kann.
Ebenso ist bei der Belegaufstellung darauf zu achten, dass die beiden Kästchen zur Richtigkeit der Angaben sowie der Einreichung bei keiner anderen Förderstelle (am Ende der Aufstellung über der Unterschrift) angekreuzt werden, ansonsten muss dies von der Abteilung nachgefordert werden. 
 

Personalkosten

Diese umfassen Löhne/Gehälter von Dienstverhältnissen sowie deren Nebenkosten.
Wichtig: Honorare und Aufwandsentschädigungen sowie freie Dienstnehmer:innen und die jeweiligen ÖGK-Beiträge für diese zählen zu den Sachkosten.
Bei den Personalkosten genügen Belegaufstellung und Jahreslohnkonto als Nachweis. Gesonderte Zahlungsnachweise sind nicht erforderlich.
 

Fair-Pay-Zuschüsse

Tipp: Hier kann man sich am Merkblatt für die Erstellung von Verwendungsnachweisen eines Fair-Pay-Zuschusses orientieren.

Es gibt sowohl für die Fair-Pay-Zuschüsse zu Personalkosten als auch für jene zu Honoraren ein eigenes Formular. Die Zuschüsse sind in der Aufstellung gesondert anzuführen (entsprechend der Höhe in der Zusatzvereinbarung) und müssen bei Personalkosten im übermittelten Jahreslohnkonto bzw. bei Honorarnoten als solche ersichtlich sein. Der Fair-Pay-Zuschuss kann also direkt auf der Honorarnote angeführt werden, er muss nur als solcher ersichtlich sein. Der Betrag des Honorars kann dann bei der Projekt- oder Jahresförderungsabrechnung vorgelegt werden und der Zuschuss bei der Fair-Pay-Abrechnung. Werden an eine Person beispielsweise bei mehreren Honoraren Fair-Pay-Zuschüsse im Nachhinein ausgezahlt (z.B. für 5 Aufführungen), so kann dies in einer Honorarnote zusammengefasst werden (am besten mit nachvollziehbarem Hinweis, wie sich der Gesamtbetrag ergibt).

Ebenso ist die Frage aufgetreten, wie die Fair-Pay-Förderungen in der Einnahmen-/Ausgaben-Aufstellung der Jahres- bzw. Projektförderungen aufscheinen müssen. Nach Auskunft der Sachbearbeiterinnen gilt, dass die Fair-Pay-Zuschüsse hier eine Differenz zum Ansuchen darstellen werden. Damit jene Plan/IST-Veränderung transparent und nachvollziehbar ist, bitten die Sachbearbeiterinnen die Förderungsnehmer:innen um Folgendes:
Bei der Einnahmen-/Ausgaben-Aufstellung der Abrechnung sind die jeweiligen Fair-Pay-Zuschüsse des Landes Steiermark und der Stadt Graz in separaten Zeilen anzuführen. Es wird also darum gebeten, die Fair-Pay-Zuschüsse aus den jeweiligen Einnahmen (Förderungen) und Ausgaben (Sach- bzw. Personalkosten) herauszurechnen und getrennt in der Einnahmen-/Ausgaben-Aufstellung aufzulisten.
 

Freiwilligenpauschalen

Diese können wie Honorarnoten als Sachkosten eingereicht werden. Eine Vorlage zur Auszahlung von Freiwilligenpauschalen findet ihr auf unserer Website: Beleg Freiwilligenpauschale.
 

Projektzeit und Rechnungsdatum

Grundsätzlich müssen alle Rechnungen im Projektzeitraum liegen – sowohl das Rechnungsdatum als auch das Zahlungsdatum. Auch bei Refundierungen zählt nicht das Datum der Refundierung, sondern jenes der ursprünglichen Rechnung. Achtet also bei der Antragstellung darauf, den Projektzeitraum nicht zu kurz anzugeben und mitzubedenken, dass Honorarnoten oder Rechnungen häufig erst eine gewisse Zeit nach der eigentlichen Durchführung von z.B. Veranstaltungen ausgestellt und gezahlt werden.
Sollte bei der Eingabe des Projektzeitraumes beispielsweise ein Fehler passiert sein, kann dies bei der/dem zuständigen Sachbearbeiter:in gemeldet werden und es erfolgt eine Prüfung im Einzelfall.
 

Abgabe und Dauer der Prüfung des Verwendungsnachweises

Die Verwendungsnachweise der Jahresförderungen müssen für gewöhnlich bis zum 30.03. des Folgejahres eingereicht werden, weshalb der Großteil zu diesem Zeitpunkt eintrifft. Geprüft wird dann nach Eingangsdatum, es kann also nicht wirklich eine Prognose getroffen werden, wie lange das Prozedere dauert. Eine Entlastung kann erst nach vollständiger Prüfung erfolgen (dauert meist über ein halbes Jahr), eine Bestätigung der Vollständigkeit der Unterlagen kann früher erfolgen.

Tipp: Wenn Wert darauf gelegt wird, dass die Unterlagen rasch bearbeitet werden, empfiehlt es sich diese möglichst früh einzureichen, da nach Eingangsdatum geprüft wird. Es empfiehlt sich außerdem die Unterlagen, bei großen Dateigrößen, beispielsweise mit WeTransfer einzureichen, dann erhält man als Absender:in auch eine Download-Benachrichtigung und weiß, dass die Unterlagen angekommen sind.