Basiswissen für Kulturvereine als Arbeit- und Auftraggeber

Dienstvertrag und Sonderformen

Dienstvertrag Merkmale

Ein Dienstvertrag liegt vor, wenn jemand dem Verein seine*ihre Arbeitskraft für eine gewisse Zeit in Form von Dienstleistungen zur Verfügung stellt und dafür Geld erhält. Diese Zeitspanne kann mitunter auch kurz sein und z. B. nur einen Tag umfassen. 

Der*die Dienstnehmer*in erhält für die zur Verfügung gestellte Arbeitskraft ein Entgelt – ganz gleich, ob die Arbeit ein Ergebnis (einen Erfolg) liefert. Auch im Fall einer Erkrankung, im Urlaub oder bei bestimmten Dienstverhinderungen (Pflegeurlaub) behält der*die Dienstnehmer*in den Entgeltanspruch.

Charakteristisch für den Dienstvertrag ist außerdem, dass die Arbeitsleistungen in persönlicher und wirtschaftlicher Abhängigkeit erbracht werden. Das bedeutet, dass der*die Dienstnehmer*in die Tätigkeiten persönlich ausübt und den Weisungen des*der Arbeitgeber*in unterworfen ist. Zum einen inhaltlich, aber auch organisatorisch, durch die Einbindung in den Betrieb des Vereins. Dies zeigt sich z. B. in der Bindung an bestimmte Arbeitsabläufe, Arbeitszeiten und Pausen, in der verpflichtenden Teilnahme an Besprechungen und Berichtspflichten. Auch werden sämtliche Arbeitsmittel (Geräte, Software, Telefon, usw.) vom Verein zur Verfügung gestellt bzw. die Kosten hierfür übernommen. 

Die persönliche Abhängigkeit ist gerade in der Abgrenzung zum freien Dienstvertrag ein wesentliches Merkmal. 
 

Die Merkmale des Dienstvertrags im Überblick: 

• Verpflichtung zu einer Dienstleistung (Arbeitskraft)
• über eine gewisse Zeit (dauerhaft bzw. häufiger)
• gegen angemessenes Entgelt (unabhängig vom Erfolg)
• in persönlicher und wirtschaftlicher Abhängigkeit (persönliche Erbringung, vorgegebene Arbeitsweise, Arbeitszeiten, Arbeitsort, bereitgestellte Arbeitsmittel, …)

Hinweis: Ob ein Dienstvertrag vorliegt, ist nach dem Überwiegen der Merkmale im Einzelfall zu beurteilen. Das bedeutet, dass nicht unbedingt alle Merkmale erfüllt sein müssen, um von einem Dienstvertrag auszugehen. So kann z. B. die Art der Leistung und die Dauerhaftigkeit besonders ins Gewicht fallen, um grundsätzlich von einem Dienstvertrag (und nicht von einem Werkvertrag) auszugehen. Auf einzelne Ausprägungen der persönlichen oder wirtschaftlichen Abhängigkeit kommt es meist erst in der Abgrenzung zwischen echtem und freiem Dienstvertrag an. Es sind dabei immer die tatsächlichen Umstände im Einzelfall zu beurteilen.
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Beispiele für (echte) Dienstnehmende

• Sämtliche verwaltende und Büro-Tätigkeiten
  (Buchhaltung, Assistenzarbeiten, Büroleitung, Sekretariat, Pressearbeit, Kommunikation, …)
• Tätigkeiten bei Festivals und Veranstaltungen, die klassisch über Dienstpläne geregelt werden
  (Kassadienst, Bardienst, Billeteur*innen, Reinigungspersonal, …)
• Ferialangestellte und „freiwillige“ Praktikant*innen, die Taschengeld beziehen. Ausnahmen gibt es nur für Pflichtpraktika und Volontariate (s. weiter unten „Ausbildungsverhältnisse“)
• Projektmitarbeit, sofern es sich nicht um eine punktuelle, vorab definierte Einzelleistung handelt (hier ist auch ein freier Dienstvertrag denkbar, s. unten).

Welche arbeitsrechtlichen Vorschriften sind zu beachten?

Zahlung eines angemessenen Entgelts (Lohn, Gehalt)

Da gemeinnützige Kulturarbeit in der Regel keinem Kollektivvertrag unterliegt, kann die Höhe des Entgelts vertraglich recht frei vereinbart bzw. verhandelt werden. Dennoch haben Dienstnehmende einen gesetzlichen Anspruch auf Zahlung eines „angemessenen Entgelts“. Als Maßstab für die Angemessenheit dient das, was in der Branche und Position an einem bestimmten Ort üblich ist. Für die freie Kulturarbeit hat sich das Gehaltsschema der IG Kultur Österreich etabliert. Es enthält Empfehlungen zur fairen Bezahlung und wird von den meisten Förderstellen als Basis für Einreichungen anerkannt. Mehr zu Fair Pay findet ihr hier. 

Sollte doch ein Kollektivvertrag oder Mindestlohntarif anwendbar sein, sind die dort angeführten Mindestgehälter zwingend. Zur Anwendbarkeit von Kollektivverträgen siehe unten.  

Hinweis: der Monatslohn darf nicht einfach so gekürzt oder verspätet ausgezahlt werden. Jede Änderung oder Anpassung des Gehalts sollte schriftlich vereinbart werden. 
 

Arbeitsrechtliche Schutzvorschriften

Neben der Zahlung des Entgelts hat der Verein als Arbeitgeber auch andere arbeitsrechtliche (Schutz-)Vorschriften einzuhalten. Das betrifft insbesondere die Arbeits- bzw. Ruhezeiten und deren Dokumentation (Arbeitszeiterfassung), die Regelung von Urlaub und Krankenstand, Arbeitssicherheit und Arbeitnehmer*innenschutz, Diskriminierungsschutz, Kündigungsfristen, usw. 
 

Kommt ein Kollektivvertrag zur Anwendung?

Vorschriften ergeben sich entweder direkt aus dem Gesetz oder aus dem Dienstvertrag. Auch ein Kollektivvertrag kann zwingende Mindeststandards vorgeben. Kollektivverträge enthalten einerseits zwingende Vorgaben zu Mindestgehältern, aber auch andere arbeitsrechtliche Regelungen, von denen nur zum Vorteil der Dienstnehmenden abgewichen werden darf.

Daher sollte – auch wenn die Kulturarbeit in gemeinnützigen Vereinen in der Regel keinem Kollektivvertrag unterliegt – immer geprüft werden, ob in eurem Verein nicht doch ein Kollektivvertrag anzuwenden ist. Die Bindung an einen Kollektivvertrag kann sich aus der Zugehörigkeit zu einer WKO-Fachgruppe aufgrund einer Gewerbeberechtigung ergeben (Handel, Gastgewerbe). Es gibt aber auch sogenannte „gesatzte“ Kollektivverträge, die unabhängig von einer Kammermitgliedschaft gelten, etwa im Bereich der Sozialwirtschaft oder der Erwachsenenbildung. Gibt es einen anwendbaren Kollektivvertrag, besteht kein Wahlrecht und der Kollektivvertrag ist anzuwenden.
 

Sozialpartnerempfehlung für freie Kulturarbeit 

Gerade weil die freie Kulturarbeit in den meisten Fällen keinem Kollektivvertrag unterliegt, gibt es seit 2023 zwischen der Gewerkschaft GPA und IG Kultur Österreich eine Kooperation, um gemeinsam einen Schritt in Richtung bessere Arbeitsbedingungen zu setzen. Ergebnis ist die erste Sozialpartnerempfehlung für die freie Kulturarbeit in Österreich. 
Im Zentrum steht das Gehaltsschema der IG Kultur Österreich, welches damit erstmals gemeinsam mit der Gewerkschaft GPA herausgegeben wird. Darüber hinaus schafft die Empfehlung einen gemeinsamen Referenzrahmen für die Ausgestaltung der Arbeitsbedingungen und bietet Transparenz und Rechtssicherheit durch Klärung arbeitsrechtlicher Fragestellungen.

Die Sozialpartnerempfehlung ist – genauso wie das Gehaltsschema der IG Kultur – unverbindlich. 

Mehr zum Projekt findet ihr hier. 
Die aktuelle Fassung (PDF) ist in unserer Mustersammlung aufrufbar. 

 

Was ist sonst noch zu beachten?

Neben arbeitsrechtlichen Vorschriften treffen den Verein als Arbeitgeber auch Melde- und Abgabenpflichten (Sozialversicherung, Lohnsteuer, DG-Abgaben, Kommunalsteuer, …). Mehr dazu im folgenden Punkt.

Sozialversicherung, Abgaben, Steuern – Welche Lohnnebenkosten und Meldepflichten hat der Verein bei einem Dienstverhältnis?

Neben der Zahlung des Entgelts an den*die Dienstnehmerin treffen den Verein weitere Abgaben- und Meldepflichten. Die wichtigsten haben wir folgend für euch überblicksmäßig zusammengefasst. 

Tipp: Ein Online-Lohnkostenrechner hilft bei der groben Schätzung der Nebenkosten, die potenziell auf euren Verein zukommen (z.B. dieser des Finanzministeriums). Die genaue Berechnung erfolgt allerdings am besten durch eine Lohnverrechnung. So seid ihr abgesichert, dass alles korrekt abgeführt und abgewickelt wird.
 

Sozialversicherung nach ASVG: rechtzeitige Meldung & Beitragszahlung

Wird jemand als Dienstnehmer*in für den Verein tätig, so besteht Sozialversicherungspflicht nach dem ASVG (Allgemeines Sozialversicherungsgesetz). Der Verein ist verpflichtet, die Person vor Dienstantritt bei der ÖGK (Österr. Gesundheitskasse) als Dienstnehmer*in anzumelden. 

Folglich sind monatlich Sozialversicherungsbeiträge an die ÖGK zu zahlen. Diese werden zwischen dem*der Dienstgeber*in und dem*der Dienstnehmer*in aufgeteilt. Der Dienstnehmer*innen-Anteil wird dabei direkt vom Lohn abgezogen und gemeinsam mit den anderen Abgaben vom Verein abgeführt.
 

BV-Beiträge (Mitarbeiter*innenvorsorge) und sonstige Dienstgeberabgaben 

Zusätzlich hat der*die Dienstgeber*in Beiträge zur betrieblichen Vorsorge („Abfertigung neu“) und sonstige DG-Abgaben zu leisten.

Tipp: Hiervon gibt es einige Befreiungen, welche die Lohnnebenkosten in der Praxis deutlich senken. Werden z.B. im Verein mehrere Personen geringfügig beschäftigt (dazu zählen auch freie Dienstnehmende) und beträgt ihre monatliche Gesamtlohnsumme nicht mehr als das 1,5-Fache der Geringfügigkeitsgrenze, so entfällt die DG-Abgabe. Die Beitragspflicht zur betrieblichen Vorsorge betrifft außerdem nur Beschäftigungsverhältnisse, die über 1 Monat hinausgehen.
 

Lohnsteuer

Dabei handelt es sich um die für die Tätigkeit anfallende Einkommensteuer des*der Dienstnehmenden, die direkt vom Lohn abgezogen und vom Verein an das Finanzamt abgeführt wird.

Tipp an Dienstnehmende: Sollte der*die Dienstnehmende nicht durchgehend im gleichen Ausmaß beschäftigt sein und am Ende des Jahres zu viel Steuer bezahlt haben, kann diese über die jährliche Arbeitnehmer*innenveranlagung zurückgefordert werden. 
 

Kommunalsteuer

Dienstgebende haben, abhängig von der Bruttolohnsumme ihrer Beschäftigten, Kommunalsteuer zu zahlen. Zur Lohnsumme zählen sowohl Bezüge von echten als auch von freien Dienstnehmenden. Gemeinnützige Vereine müssen allerdings nur für Dienstnehmende im unternehmerischen Hilfsbetrieb und Gewinnbetrieb Kommunalsteuer zahlen. Tätigkeiten, die unmittelbar dem begünstigten Vereinszweck dienen, sind von der Kommunalsteuer befreit. Die Aufteilung erfolgt in der Regel nach dem zeitlichen Einsatz. 

Geringfügig, Teilzeit, Befristet, Fallweise, Gleitzeit ... Wie kann man Dienstverträge individuell gestalten?

Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, das Dienstverhältnis auszugestalten. Ein paar Möglichkeiten stellen wir euch auszugsweise vor. Für Detailfragen empfehlen wir, eine arbeitsrechtliche Beratung in Anspruch zu nehmen. 
 

Vertragsdauer: unbefristet – befristet – fallweise

Neben einem unbefristeten Dienstvertrag, der auf unbestimmte Zeit geschlossen wird und erst gesondert aufgelöst werden muss, kann die Vertragsdauer auch von vornherein beschränkt werden. Es handelt sich dann um einen befristeten Dienstvertrag. Zur Dauer der Befristung gibt es keine gesetzlichen Vorgaben. Verträge können für mehrere Jahre geschlossen werden, aber z.B. auch nur auf einen Tag befristet sein. 

Vorsicht ist geboten, wenn mit derselben Person öfter befristete Verträge abgeschlossen werden: Grundsätzlich ist es nur einmal zulässig, einen Dienstvertrag zu befristen. Folgt daraufhin eine zweite Befristung, wird der Dienstvertrag – sofern keine sachliche Rechtfertigung als Ausnahme vorliegt – in einen unbefristeten Vertrag umgewandelt (mit der Konsequenz, dass bei Beendigung eine Kündigungsfrist einzuhalten ist).

Bei kurzfristiger, unregelmäßiger Beschäftigung für einzelne Tage bietet sich die Anmeldung als „fallweise Beschäftigung“ bei der ÖGK an. Es handelt sich um eine Sonderform des befristeten Dienstvertrags, für den die ÖGK eine vereinfachte Meldung vorsieht (Vor-Ort-Anmeldung mit Nachmeldung binnen 7 Tagen). Eine fallweise Beschäftigung ist für maximal 6 aufeinanderfolgende Tage zulässig und darf nicht regelmäßig erfolgen. Das bietet sich z.B. für Hilfstätigkeiten im Rahmen eines Festivals oder für vereinzelte Bardienste an, welche im Bedarfsfall pro Arbeitstag vereinbart werden. Zwischen mehreren fallweisen Beschäftigungen muss außerdem eine längere Zeitspanne liegen als die Dauer der Beschäftigung. Nähere Infos zur fallweisen Beschäftigung erhaltet ihr direkt bei der ÖGK.
 

Zeitliches Ausmaß: Vollzeit – Teilzeit – geringfügig

Ein Dienstverhältnis kann in Vollzeit oder Teilzeit ausgeübt werden. Als Vollzeit gilt gesetzlich ein Ausmaß von 40 Stunden pro Woche. Das Vollzeitausmaß kann für euren Betrieb herabgesetzt werden – eine Möglichkeit, von der in der Praxis häufig Gebrauch gemacht wird. Üblich sind Regelungen zwischen 35 und 39 Stunden pro Woche. Wichtig ist, das Vollzeitausmaß schriftlich im Vertrag oder einer Betriebsvereinbarung festzuhalten.

Alle, die weniger als Vollzeit arbeiten, gelten als Teilzeitbeschäftigte. Arbeitsrechtliche Ansprüche wie z.B. Urlaub, Sonderzahlungen gebühren Teilzeitbeschäftigten aliquot im Ausmaß ihrer Beschäftigung.

Auch die geringfügige Beschäftigung wird im Regelfall in Teilzeit ausgeübt. Hierbei handelt es sich genau genommen nicht um eine bestimmte Stundenzahl, sondern um eine Entgeltschwelle, die nicht erreicht wird: die Geringfügigkeitsgrenze. Die Geringfügigkeitsgrenze wird jedes Jahr angepasst. Den aktuellen Wert findet ihr auf der Website der ÖGK. Für geringfügige Beschäftigte entfällt ein großer Teil der Versicherungsbeiträge und Lohnnebenkosten, da nur eine Teilversicherungspflicht (Unfallversicherung) besteht. 
 

Arbeitszeiten: Feste Arbeitszeiten vs. Gleitzeit

Die gesetzlichen Regelungen gehen von festen Arbeitszeiten als Standardfall aus. In der Praxis wird das nur bei fixen Diensten oder Öffnungszeiten praktisch sein. Denn jede Überschreitung der vereinbarten Arbeitszeiten lässt Mehr- bzw. Überstunden anfallen, für welche Zuschläge zu bezahlen sind. Um teure Überstunden zu vermeiden, gibt es einige Möglichkeiten, die Arbeitszeit flexibel zu gestalten. Vor allem bei Tätigkeiten mit schwankendem Arbeitsaufkommen sind flexible Arbeitszeiten empfohlen. Diese müssen allerdings schriftlich vereinbart werden, z.B. durch eine Gleitzeitvereinbarung. Ein Muster für eine Gleitzeitvereinbarung findet ihr in unserer Vorlagensammlung.

Hinweis: auch bei flexiblen Arbeitszeiten sind gesetzliche Vorschriften zu Höchstarbeitszeiten, Pausen und Ruhezeiten zwingend einzuhalten. 
 

Telearbeit / Home-Office

Spätestens seit der Corona-Pandemie hat die Arbeit von zu Hause aus an Bedeutung gewonnen. Mit dem Telearbeitsgesetz ist ab 1.1.2025 eine rechtlich Grundlage geschaffen, neben der Arbeit von zu Hause auch von allen andern Orten aus zu arbeiten – Arbeitnehmer*innen können ortsungebunden und damit außerhalb der Arbeitsstätte oder der eigenen Wohnung (Homeoffice)  arbeiten, so dies mit dem*der Arbeitgeber*in vereinbart wurde. Grundsätzlich sind die arbeitsrechtlichen Bestimmungen und Verpflichtungen aus dem Dienstvertrag bei Telearbeit genauso einzuhalten wie im Büro. Besondere Rahmenbedingungen ergeben sich allerdings im Hinblick auf Arbeitsmittel, Kostenersatz, Erreichbarkeit oder Datensicherheit, sowie den gesetzlichen Versicherungsschutz (Details hier).
Die Einführung von Telearbeit oder Home-Office im Betrieb erfordert eine schriftliche Vereinbarung. Ein Muster für eine Telearbeits-Vereinbarung findet ihr in unserer Vorlagensammlung.

Wo finde ich Vertragsmuster für Dienstverträge?

Gerne stellen wir euch unsere Vorlagensammlung zur Gestaltung von Dienstverträgen zur Verfügung. Diese beinhaltet unter anderem folgende Muster: 

• Dienstzettel 
• Dienstvertrag unbefristet
• Dienstvertrag befristet
• Zusatzvereinbarung Gleitzeit
• Zusatzvereinbarung Home-Office
• Zusatzvereinbarung Ausbildungskosten
• Sozialpartnerempfehlung​​​​​​

Bitte beachtet die Anmerkungen und Kommentare im jeweiligen Dokument. Bei Rückfragen sind wir gerne für euch da. 

Freier Dienstvertrag

„Echter“ oder Freier Dienstvertrag?

Der freie Dienstvertrag ist eine Sonderform des „echten“ Dienstverhältnisses, bei dem die Merkmale selbständiger Tätigkeit stärker ausgeprägt sind. 

Wie beim „echten“ Dienstverhältnis wird für eine gewisse Zeit Arbeitskraft gegen Entgelt zur Verfügung gestellt. Der Arbeitsinhalt wird (zumindest grob) von dem*der Arbeitgeber*in vorgegeben und freie Dienstnehmende werden ebenso für die Zurverfügungstellung der Arbeitszeit bezahlt, ohne dass es auf ein Ergebnis ankommt (zum Dienstvertrag s. oben).

Anders als beim „echten“ Dienstvertrag arbeiten freie Dienstnehmende jedoch unabhängiger und haben in der Organisation ihrer Tätigkeit mehr Freiheiten: Der*die freie Dienstnehmende bestimmt außerdem selbst, wann und wo er*sie arbeitet und ist organisatorisch nur wenig in den Betrieb eingebunden. Auch die Arbeitsmittel werden nicht komplett durch den Verein bereitgestellt, sondern (auch) eigene verwendet (z.B. privater Laptop, eigene Requisiten, Unterlagen, …). Sollte mal etwas dazwischenkommen, kann sich der*die freie Dienstnehmende vertreten lassen.    

Die Merkmale des freien Dienstvertrags im Überblick:  

• Verpflichtung zu einer Dienstleistung (Arbeitskraft)
• über eine gewisse Zeit (dauerhaft bzw. häufiger)
• gegen angemessenes Entgelt (unabhängig vom Erfolg)
• in persönlicher und wirtschaftlicher Unabhängigkeit (Vertretungsmöglichkeit, keine Bindung an Arbeitszeiten oder einen Arbeitsort, keine Vorgaben zum Arbeitsablauf, keine organisatorische Eingliederung in den laufenden Betrieb, eigene Arbeitsmittel, …)

Auch hier gilt: Ob ein (freier) Dienstvertrag vorliegt, ist nach dem Überwiegen der Merkmale im Einzelfall zu beurteilen. Das bedeutet, dass nicht unbedingt alle Merkmale erfüllt sein müssen, um von einem (freien) Dienstvertrag auszugehen. So kann z. B. die Art der Leistung und die Dauerhaftigkeit besonders ins Gewicht fallen, um von einem (freien) Dienstvertrag (und nicht von einem Werkvertrag) auszugehen. Sind die grundsätzlichen Voraussetzungen für ein Dienstverhältnis gegeben, entscheidet die Ausprägung der persönlichen und wirtschaftlichen Abhängigkeit, ob ein freies oder echtes Dienstverhältnis vorliegt. Es sind dabei immer die tatsächlichen Umstände im Einzelfall zu beurteilen.

Beispiele für freie Dienstnehmende

• Projektmitarbeitende, die über eine gewisse Zeit immer wieder für den Verein tätig sind und dabei Tätigkeiten/Dienstleistungen übernehmen, die sich erst im Laufe des Projekts genauer definieren. Dabei sind sie ab und zu bei Besprechungen dabei, verwenden aber eigene Arbeitsgeräte und müssen keine Zeiterfassung führen. Am Ende des Projekts stellen sie eine Honorarnote über den zeitlichen Aufwand. 

• Vortragende, Lehrende, Beratende, Trainer*innen sind in der Praxis häufig freie Dienstnehmende, sofern sie nicht ohnehin im Rahmen eines „echten“ Dienstverhältnisses arbeiten

Welche arbeitsrechtlichen Vorschriften sind zu beachten?

Arbeitsrechtliche Schutzvorschriften

Da freie Dienstnehmende die Gestaltung und Organisation ihrer Arbeit größtenteils selbst bestimmen können, sind arbeitsrechtliche Schutzvorschriften nur teilweise anwendbar. Sie haben insbesondere keinen gesetzlichen Anspruch auf Fortzahlung ihres Entgelts während des Urlaubs oder Krankenstands, Zuschläge für Überstunden sind nicht zwingend. Auch sind Kollektivverträge auf das freie Dienstverhältnis nur anwendbar, wenn dies explizit vereinbart wird. Die genauen Rahmenbedingungen des freien Dienstverhältnisses sollten daher vertraglich festgelegt werden. Einige gesetzliche Bestimmungen, wie zB Mutterschutz oder Kündigungsfristen sind hingegen auch für freie Dienstnehmende relevant. 

Honorar für freie Dienstnehmende

Freie Dienstnehmende haben genauso Anspruch auf ein angemessenes Entgelt wie echte Dienstnehmende. Die Angemessenheit richtet sich hier nach dem branchenüblichen Entgelt, ist aber letztlich Vereinbarungssache. Auch hier kann das Gehaltsschema der IG Kultur eine Orientierung bieten. 

Der*die freie Dienstnehmende erhält für die tatsächlich geleistete Arbeitszeit ein Honorar, unabhängig davon, welches Ergebnis die Arbeit hervorbringt. Das Honorar kann pauschal vereinbart werden oder nach einem Stundensatz. Dafür stellen freie Dienstnehmende monatlich oder zum vereinbarten Zeitpunkt eine Honorarnote über die geleisteten Stunden. Sofern eine Sozialversicherungspflicht besteht (s. unten), erfolgt die Auszahlung durch den Verein abzüglich der SV-Beiträge. Da freie Dienstnehmende in der Steuer wie Selbständige behandelt werden, ist vom Verein keine Lohnsteuer abzuführen.

Sozialversicherung, Abgaben, Steuern beim freien Dienstverhältnis

Auch bei freien Dienstnehmenden treffen den Verein Abgaben- und Meldepflichten, allerdings mit einigen Unterschieden zum „echten“ Dienstvertrag. Die wichtigsten haben wir überblicksmäßig zusammengefasst. 

Tipp:  Ein Online-Lohnkostenrechner bzw. Netto-Brutto-Rechner hilft bei der groben Schätzung der Nebenkosten, die potenziell auf euren Verein zukommen (z.B. diesen hier des Finanzministeriums). Die genaue Berechnung und Berücksichtigung der Besonderheiten für freie Dienstnehmende erfolgt allerdings am besten durch eine Lohnverrechnung. So seid ihr abgesichert, dass alles korrekt abgeführt und abgewickelt wird. 

Sozialversicherung nach ASVG & Ausnahmen

Wird jemand als freie*r Dienstnehmer*in für den Verein tätig, so besteht – genauso wie beim echten Dienstvertrag – Sozialversicherungspflicht nach dem ASVG (Allgemeines Sozialversicherungsgesetz). Der Verein ist verpflichtet, die Person vor Dienstantritt bei der ÖGK (Österr. Gesundheitskasse) als freie*r Dienstnehmer*in anzumelden. 

Folglich sind monatlich Sozialversicherungsbeiträge an die ÖGK zu zahlen. Diese werden zwischen dem*der Dienstgeber*in und dem*der freien Dienstnehmer*in aufgeteilt. Der Dienstnehmer*innen-Anteil wird dabei direkt vom Lohn abgezogen und vom Verein an die Gesundheitskasse abgeführt.

Ausnahme: der*die freie Dienstnehmende ist bereits in der SVS versichert. Wird die Tätigkeit aus dem freien Dienstverhältnis zB im Rahmen einer Gewerbeberechtigung oder als Kunstschaffende*r ausgeübt, sind die Personen meist schon als Selbständige in der SVS pflichtversichert. Eine Versicherung bei der ÖGK (nach ASVG) durch den Verein ist dann nicht mehr notwendig. Im Zweifel kann über das SVS-Formular „Rechtssicherheit“ eine Vorabprüfung vorgenommen werden, wo bindend entschieden wird, welcher Versicherung (SVS oder ÖGK) die Tätigkeit unterliegt. 

Nähere Infos zur Sozialversicherungspflicht von freien Dienstnehmenden findet ihr auf der Website der ÖGK.

BV-Beiträge (Mitarbeiter*innenvorsorge) und sonstige Dienstgeberabgaben 

Zusätzlich hat der*die Dienstgeber*in Beiträge zur betrieblichen Vorsorge („Abfertigung neu“) und sonstige DG-Abgaben zu leisten. 

Tipp: Hiervon gibt es einige Befreiungen, welche die Lohnnebenkosten in der Praxis deutlich senken. Werden z.B. im Verein mehrere Personen geringfügig beschäftigt (dazu zählen auch freie Dienstnehmende) und beträgt ihre monatliche Gesamtlohnsumme nicht mehr als das 1,5-Fache der Geringfügigkeitsgrenze, so entfällt die DG-Abgabe. Die Beitragspflicht zur betrieblichen Vorsorge betrifft außerdem nur Beschäftigungsverhältnisse, die über 1 Monat hinausgehen.  

Lohnsteuer bzw. Einkommensteuer

Steuerlich werden freie Dienstnehmende als Selbständige behandelt und sind selbst für die Versteuerung ihres Einkommens verantwortlich. Das bedeutet, dass der Verein keine Lohnsteuer abführen muss. 

Mitteilungspflicht an das Finanzamt gem. § 109a EStG

Ist das freie Dienstverhältnis nach ASVG sozialversicherungspflichtig (s. oben) und werden bestimmte Honorargrenzen überschritten, trifft den Verein eine steuerliche Mitteilungspflicht an das Finanzamt. Der Grenzbetrag beträgt € 450 für jede Honorarzahlung bzw. € 900 im gesamten Kalenderjahr.

Ausgenommen sind beispielsweise Honorare für Künstler*innen sowie frDN, die nach GSVG (gewerbliches Sozialversicherungsgesetz) oder FSVG (freiberuflichen Sozialversicherungsgesetz) versichert sind. Mehr zur Mittelungspflicht nach § 109a findet ihr hier.

Kommunalsteuer

Dienstgebende haben, abhängig von der Bruttolohnsumme ihrer Beschäftigten, Kommunalsteuer zu zahlen. Zur Lohnsumme zählen sowohl Bezüge von echten als auch von freien Dienstnehmenden. Gemeinnützige Vereine müssen allerdings nur für Dienstnehmende im unternehmerischen Hilfsbetrieb und Gewinnbetrieb Kommunalsteuer zahlen. Tätigkeiten, die unmittelbar dem begünstigten Vereinszweck dienen, sind von der Kommunalsteuer befreit. Die Aufteilung erfolgt in der Regel nach dem zeitlichen Einsatz. 

Wo finde ich Vertragsmuster für freie Dienstverträge?

Gerne stellen wir euch unsere Vorlagensammlung zur Gestaltung von Dienstverträgen zur Verfügung. Diese beinhaltet unter anderem auch ein Muster für einen freien Dienstvertrag. Bitte beachtet die Anmerkungen und Kommentare im jeweiligen Dokument. Bei Rückfragen meldet sind wir gerne für euch da!

Werkvertrag / selbständige Tätigkeit

Merkmale Werkvertrag

Bei einem Werkvertrag schuldet der*die Auftragnehmer*in die Lieferung oder Erfüllung eines Werkes und erhält dafür ein Honorar.

Anders als beim Dienstvertrag, steht nicht die Zurverfügungstellung von Arbeitskraft im Mittelpunkt. Vielmehr hat der*die Auftraggeber*in Interesse an einem konkreten Ergebnis, einem Erfolg – dem Werk. Der*die Auftragnehmer*in wird dabei selbständig tätig und es steht ihm*ihr frei, sich nach Belieben zu organisieren, um zum Werk zu kommen: ob andere Personen zur Unterstützung hinzugezogen oder unterbeauftragt werden, welche konkreten Schritte und Materialien erforderlich sind und wieviel Zeit dafür einzuplanen ist.

Wird das Werk wie vereinbart erbracht, so ist der Werkvertrag erfüllt und der*die Auftragnehmende hat Anspruch auf das Honorar (Werklohn). Das bedeutet aber auch, dass der*die Auftragnehmende den Honoraranspruch verliert, wenn das vereinbarte Ergebnis nicht oder nicht zureichend erbracht wird (Gewährleistung). Daher kommt der genauen Definition des Werks in der Praxis eine besondere Bedeutung zu. 
 

Die Merkmale des Werkvertrages im Überblick:  

1. Verpflichtung zu einem Erfolg (= Ergebnis, Werk) 
2. einmalige, abgegrenzte Leistung, die bereits im Vertrag konkretisiert wird
3. gegen ein Honorar (für das Werk, nicht für die reine Arbeitszeit)
4. Gewährleistung/Haftung für das Ergebnis (sonst Entgeltverlust, Verbesserung auf eigene Kosten)
5. selbständig (unternehmerisches Risiko, Erfüllung des Vertrages nach eigenem Plan, eigene Arbeitsmittel, zusätzliche Personen oder Subunternehmen)

Hinweis:

In der Praxis ist die Abgrenzung zwischen Dienst- und Werkvertrag oft schwierig, weil auch im Rahmen eines Werkvertrags Leistungen mit Dienstleistungscharakter erbracht werden können, sofern alle sonstigen Voraussetzungen für einen Werkvertrag sprechen. Entscheidend ist, welchen Merkmalen im konkreten Fall mehr Gewicht zukommt. So kann z. B. die Art der Leistung und die Dauerhaftigkeit (Dienstleistungen über eine gewisse Zeit) bereits ausschlaggebend sein, um von einem Dienstvertrag (und nicht von einem Werkvertrag) auszugehen. Wird fälschlicherweise eine selbständige Tätigkeit angenommen, obwohl die Merkmale für ein Dienstverhältnis sprechen, kann es bei einer Abgabenprüfung zu teuren Nachzahlungen kommen. Sollte auf Honorarbasis oder ehrenamtlich gearbeitet werden, empfehlen wir daher, das Vorliegen eines Dienstverhältnisses vorab auszuschließen.
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Beispiele für Werkverträge

• Produktion eines Auftragswerks in den verschiedensten Bereichen von Musik, Literatur, Video, Bildhauerei, Mode, Grafik, Malerei, Fotografie, usw. (Umsetzung einer Website, Broschüre oder Grafik, die Konzeption einer Veranstaltung oder Ausstellung, das Verfassen von Texten, Schreiben eines Computerprogramms, die Produktion einer Radiosendung, die Anfertigung von bis zu xx Fotos bei einer Veranstaltung, …)
• Entwurf eines Bühnenbilds, Schreiben einer Choreografie oder eines Drehbuchs (sofern es kein Bühnenarbeitsvertrag ist, der dem Theaterarbeitsgesetz unterliegt)
• einmaliger Vortrag oder Auftritt mit eigenem Programm 
• Herstellung eines Gegenstands 
• Reparaturen sämtlicher Art

Treffen den Verein beim Werkvertrag Pflichten?

Vertragliche Vereinbarung: Redet darüber!

Anders als beim Dienstvertrag, gibt es bei einer Zusammenarbeit auf selbständiger Basis keine arbeitsrechtlichen Schutzvorschriften. Die Vertragsparteien können die Rahmenbedingungen nach ihren Vorstellungen vertraglich vereinbaren. Dabei gibt es nur wenige zwingende Vorschriften. Daher kommt der vertraglichen Vereinbarung eine besondere Bedeutung zu. 

Wichtig ist, dass über die wesentlichen Eckpunkte gesprochen wird. Insbesondere sollte der Leistungsumfang (das beauftragte Werk bzw. die dazugehörigen Leistungen) im Vertrag genau definiert werden. Je nach Art des vereinbarten Werkes können weitere Ergänzungen in den Vertrag aufgenommen werden – immer mit dem Ziel, die gegenseitigen Erwartungen und Verpflichtungen so abzuklären, sodass Missverständnisse möglichst ausgeschlossen werden können. Besondere „Knackpunkte“ betreffen meist Zusatzleistungen (die sich erst im Laufe eines Projekts ergeben), Urheber*innen- und Lizenzrechte oder gegenseitige Informations- und Mitwirkungspflichten. 

Gerade bei Werkverträgen spielen außerdem Haftung und Gewährleistung eine wichtige Rolle: Was passiert, wenn der Vertrag zu spät oder unzureichend erfüllt wird? Muss ein Honorar ausbezahlt werden, wenn das Werk nicht erbracht werden kann? Mitunter kommt es darauf an, aus welchem Grund die Vertragserfüllung scheitert. Gerade für Fälle, wo niemand „etwas dafür kann“, ist eine vertragliche Regelung empfehlenswert (die „neutrale Sphäre“ oder „höhere Gewalt“ ist uns spätestens seit der Corona-Pandemie ein Begriff). Es gibt zwar gesetzliche Regeln – diese dienen aber größtenteils als „Sicherheitsnetz“, falls auf eine entsprechende Vereinbarung vergessen wurde. Daher ist es ratsam, sich zu den berühmten Fragen „Wer? Wie? Was? Wann? Wo?“ und allem, was einem noch wichtig erscheint, vorab Gedanken zu machen. 
 

Versicherung, Steuer, Gewerbe: 

Als selbständig Tätige*r ist der*die Auftragnehmende selbst für die Sozialversicherung verantwortlich. Eine ASVG-Versicherungspflicht durch den*die Arbeitgeber*in besteht nicht. Den Verein treffen grundsätzlich weder zusätzliche Abgaben- noch Meldepflichten. Auch für Steuern (insbes. Einkommens- und Umsatzsteuer) sowie eine etwaige Gewerbeberechtigung ist der*die Auftragnehmende selbst verantwortlich. 

Eine wichtige Ausnahme gibt es für Werkverträge mit Vortragenden, Lehrenden und Unterrichtenden: Honorare aus solchen Verträgen sind ab bestimmten Grenzbeträgen beim Finanzamt meldepflichtig (Mitteilung nach §109a EStG). Der Grenzbetrag beträgt € 450 für jede Honorarzahlung bzw. € 900 im gesamten Kalenderjahr. Mehr zur §109a-Mittelungspflicht findet ihr hier.

Wo finde ich Vertragsmuster für einen Werkvertrag?

Gerne stellen wir euch unsere Vorlagensammlung zur Verfügung. Diese beinhaltet auch einen Muster-Werkvertrag.

Hinweis: Unsere Werkvertragsmuster sind allgemein gehalten und für Kulturarbeit ausgelegt. Solltet ihr Vorlagen für spezifische Werke mit komplexen urheberrechtlichen Fragestellungen benötigen (z.B. aus Literatur, Übersetzung, Kunst, Musik, Theater, usw.), wendet euch am besten direkt an die jeweiligen IGs: 

IG Autorinnen Autoren 
Music Austria (mica)
IG Bildende Kunst 
IG freie Theaterarbeit
IG Übersetzerinnen Übersetzer
Dachverband der Filmschaffenden

Ehrenamtliche Tätigkeit

Ehrenamt oder doch Dienstvertrag?

Die Begriffe „Ehrenamt“, „Freiwilligenarbeit“ und „freiwilliges Engagement“ werden in der Praxis synonym verwendet. Sie drücken allesamt aus, dass jemand unentgeltlich und freiwillig für eine Organisation tätig wird. 

Unentgeltlichkeit und Freiwilligkeit sind es auch, die die ehrenamtliche Tätigkeit vom Dienstverhältnis (= Arbeitsverpflichtung gegen angemessenes Entgelt) abgrenzen. Und das ist besonders wichtig: denn nur weil jemand für seine Tätigkeit keine Entlohnung erhält, heißt das noch nicht, dass das rechtens ist und nicht eigentlich ein Dienstvertrag mit Zahlungspflicht vorliegt. 

Unbezahlte Tätigkeiten sind rechtlich nur zulässig, wenn die Unentgeltlichkeit wirksam vereinbart wurde und es weder eine Arbeitsverpflichtung der*des ehrenamtlich Tätigen noch Kontroll- und Weisungsbefugnisse seitens des Vereins gibt. Diese gehören nämlich zu den zentralen Merkmalen eines Dienstvertrags. Im Zuge einer Prüfung (durch die ÖGK bzw. Finanzverwaltung) können die Behörden außerdem nach einer besonderen Rechtfertigung fragen, warum im konkreten Fall gerade keine Erwerbsabsicht bzw. kein Interesse an einer Bezahlung bestehen soll. Hier hilft es, eine entsprechende Begründung mit den besonderen (meist persönlichen bzw. idealistischen) Motivationsgründen für das freiwillige Engagement parat zu haben.

Werden Freiwilligenpauschalen (s. unten) ausbezahlt, darf umso mehr nicht der Eindruck entstehen, dass es der*dem ehrenamtlich Tätigen auf die Erzielung von Einkünften ankommt. Bei pauschalen Zahlungen über der Geringfügigkeitsgrenze wird jedenfalls von einer Erwerbsabsicht ausgegangen und es liegt ein Dienstvertrag vor.  

Auch Vereinsfunktionär*innen (zB. Tätigkeit im Vorstand, Obleute, Kassier*in, Schriftführende, ...) sind meist unentgeltlich tätig. Sind diese in der Ausübung ihrer Funktion unabhängig und weisungsfrei, stellt sich die Frage nach einem (von Abhängigkeit und Weisungen geprägten) Dienstverhältnis von vornherein nicht. Werden Funktionär*innen allerdings außerhalb ihrer Funktion für den Verein tätig, gelten die allgemeinen Bestimmungen: die Tätigkeit kann – je nach Aufgaben und Rahmenbedingungen – ehrenamtlich, im Rahmen eines Dienstvertrags oder selbständig sein.

Unentgeltlichkeit wirksam vereinbaren

Was ist zu beachten, damit die Unentgeltlichkeit rechtlich zulässig ist? Hier die wichtigsten Punkte:

1. Merkmale des Dienstvertrags ausschließen (im Detail s. oben): 
   insbesondere keine Arbeitsverpflichtung, kein Anspruch auf angemessenes Entgelt (Kollektivverträge bzw. Mindestlohntarife) und keine Kontroll- und Weisungsgebundenheit. 
    
2. schriftliche Vereinbarung: 
   Die Unentgeltlichkeit und Freiwilligkeit der Tätigkeit sollten jedenfalls schriftlich festgehalten werden. Dazu gehört, dass eine Leistungspflicht ausgeschlossen ist (Unverbindlichkeit) und die Tätigkeit jederzeit beendet oder abgesagt werden kann. Auch sind ehrenamtlich Tätige an keinerlei Weisungen oder Arbeitszeiten gebunden. Wird nichts vereinbart, haben die betreffenden Personen unter Umständen Anspruch auf angemessenes Entgelt.
   Ein Muster dazu findet ihr in unserer Vorlagensammlung. 
    
3. Wie steht die Person zum Verein? 
   Darlegung besonderer Gründe für einen „Freundschafts- oder Gefälligkeitsdienst“:
   Fakt ist, dass Kulturarbeit in der Praxis von freiwilligem Engagement abhängig ist und viele Projekte ohne Ehrenamt schlicht nicht möglich wären. Dennoch gehen die Gesetze und auch die Behörden davon aus, dass unentgeltliche Tätigkeit bloß ausnahmsweise – als kurzzeitiger „Freundschafts- oder Gefälligkeitsdienst“ oder in Ausübung einer Vereinsfunktion – vorkommt. Darüber hinaus, und insbesondere wenn Pauschalzahlungen fließen oder andere Leistungen als Entschädigung geboten werden, kann eine Erwerbsabsicht unterstellt werden. Bei einer behördlichen Überprüfung genügt daher der Verweis auf die Unentgeltlichkeit und die fehlende Arbeitsverpflichtung oft nicht. Die unentgeltliche Tätigkeit muss zusätzlich durch besondere eine Nähe zum Verein glaubhaft gemacht werden. Das kann einerseits die Mitgliedschaft im Verein sein. Je nach konkreten Umständen, können aber auch zusätzliche persönliche bzw. idealistische Gründe verlangt werden, die den „Entgeltverzicht“ nachvollziehbar machen. In jedem Fall ist wichtig, dass die Einzelpersonen ihre sozialen bzw. ideellen Motive darlegen können und zumindest mit den Zwecken des Vereins vertraut sind. Auch die Zeit spielt eine Rolle: denn ein Freundschaftsdienst liegt nach Meinung der Rechtsprechung nicht mehr vor, wenn jemand über eine längere Zeit (1,5 Jahre) oder sehr häufig/regelmäßig bei Vereinsveranstaltungen eingesetzt wird und dabei auch Nicht-Mitglieder betreut. 

Sozialversicherung ehrenamtlich Tätiger

Ehrenamtliche Tätigkeit gilt in der Sozialversicherung als Freizeit. Da die ehrenamtliche Tätigkeit unentgeltlich erfolgt und kein Arbeitsverhältnis begründet, fällt sie (bis auf wenige Ausnahmen zB bei Blaulichtorganisationen, Gedenkdienst) nicht unter die gesetzliche Sozialversicherungspflicht. Der Verein muss ehrenamtlich Tätige also nicht „anmelden“.

Vorsicht bei Pauschalzahlungen an ehrenamtliche „helping hands“: Handelt es sich um Tätigkeiten außerhalb einer Vereinsfunktion, wie z.B. die schlichte Mithilfe bei Veranstaltungen, können Pauschalzahlungen von den Behörden als Indiz für eine entgeltliche Erwerbstätigkeit gewertet werden, die regulär zu versichern ist. Das gilt jedenfalls bei Zahlungen über der Geringfügigkeitsgrenze, aber auch bei Auszahlung der seit 2024 eingeführten Freiwilligenpauschale (diese ist nur steuerrechtlich geregelt – eine explizite Ausnahme aus der Sozialversicherung besteht nicht; die Auslegungspraxis der Behörden bleibt abzuwarten). Daher empfehlen wir, in Fällen schlichter ehrenamtlicher Mitarbeit, die Abgrenzung zum Dienstverhältnis insbesondere zu beachten. Anderenfalls handelt es sich um eine entgeltliche Tätigkeit. 

Damit sind Ehrenamtliche auf eine freiwillige bzw. private (Freizeit-)Unfall- und Krankenversicherung angewiesen, sofern sie nicht aus einer anderen Tätigkeit pflichtversichert sind. Ehrenamtliche Tätigkeit begründet außerdem keine Zeiten in der Arbeitslosen- oder Pensionsversicherung – auch hier müssen Ehrenamtliche selbst vorsorgen. Passiert während der ehrenamtlichen Tätigkeit ein Unfall, gilt dieser als Freizeitunfall, dessen Folgekosten (Behandlung, weitere Folgeschäden) von dem*der Betroffenen selbst übernommen werden müssen. Das gilt sowohl für Verletzungen der*des Ehrenamtlichen selbst als auch für Schäden Dritter. 

Um das Risiko für ehrenamtlich Tätige zu minimieren, bieten Versicherungen Pakete für NPOs an, um eine spezielle Unfallversicherung für ihre ehrenamtlich Tätigen abzuschließen – meist in Kombination mit einer Haftpflichtversicherung. Die Konditionen hängen von der jeweiligen Versicherung ab. In der Praxis ist es wichtig, dass der*die ehrenamtlich Tätige über den eigenen Versicherungsstatus Bescheid weiß und etwaige Konditionen einer Versicherung über den Verein am besten schriftlich vereinbart werden. 

TIPP:
Freiwilligen-Zusatzversicherung von Land oder Gemeinde finanzieren lassen.
Die meisten Bundesländer und einige Gemeinden bieten eigene Versicherungslösungen für Ehrenamtliche und Freiwillige (meist Haftpflicht- und Unfallversicherung). Infos dazu bekommt ihr direkt beim jeweiligen Land oder der Gemeinde. 

Zahlungen an Ehrenamtliche

Ehrenamtliche Tätigkeit erfolgt unentgeltlich. Dennoch kann in der Praxis in zwei Konstellationen „Geld fließen“, ohne dass es sich um Entgelt (im Sinne einer vertraglichen Gegenleistung) handelt: beim Kostenersatz (für Reisekosten, sonstige Ausgaben) und bei der Auszahlung einer Freiwilligenpauschale unterhalb bestimmter Grenzbeträge.

In beiden Fällen sind die Zahlungen (nur dann) einkommensteuer- und sozialversicherungsfrei, solange kein Dienstverhältnis angenommen werden kann (zur Abgrenzung s. oben).

 

a) Kostenersatz (für Reisekosten od. sonstige Ausgaben): 

Der Verein ersetzt Ausgaben, die jemand aufgrund der ehrenamtlichen Tätigkeit hatte. In der Regel handelt es sich um Reisekosten oder notwendige Ausgaben, für die letztlich der Verein aufkommen soll. Diese müssen grundsätzlich mit Beleg nachgewiesen werden. Eine Ausnahme gibt es bei der Reisekostenabrechnung: hier können nicht nur Fahrtkosten (KM-Geld, Ticketpreis) sondern auch bestimmte Tages- und Nachtsätze (Diäten zur Verpflegung) als „Reiseaufwand“ steuerfrei geltend gemacht werden (vgl. § 26 Z 4 EstG und Lohnsteuerrichtlinien des BMF).

Der Kostenersatz ist von dem*der Betroffenen geltend zu machen und die Ausgaben mit Belegen nachzuweisen. Dazu genügt idR ein schlichtes Dokument mit einer Auflistung der Kosten und beigefügten Belegen. Ein Muster zur Geltendmachung findet ihr in unserer Vorlagensammlung.

 

b) Freiwilligenpauschale bis zu 30€ bzw. 50€ pro Einsatztag:

Seit 2024 gibt es – unabhängig vom Kostenersatz – die Möglichkeit, Ehrenamtlichen eine steuerfreie Freiwilligenpauschale als Anerkennung auszuzahlen. Je nach konkreter Tätigkeit, wird zwischen kleiner und großer Freiwilligenpauschale mit unterschiedlichen Grenzbeträgen unterschieden. 

1. Kleine Freiwilligenpauschale – für alle Tätigkeiten (darunter auch ehrenamtliche Funktionär*innentätigkeit, wie z.B. Vorstandsfunktion): 
   max. € 30/Kalendertag und € 1.000/Kalenderjahr pro Person 
   (d.h. eine steuerbefreite Vergütung ist für max. 33 ehrenamtliche Einsatztage pro Jahr möglich). 
    
2. Große Freiwilligenpauschale – für bestimmte Tätigkeiten, insbes. als „Ausbildner*in“ (Wissensvermittler*innen im kulturellen und künstlerischen Bereich“​​​​​​) oder „Übungsleiter*in“ (z.B. Chorleitung, Kapellmeister*in):
   max. € 50/Kalendertag und € 3.000/Kalenderjahr pro Person 
   (d.h. eine steuerbefreite Vergütung ist für max. 60 ehrenamtliche Einsatztagen pro Jahr möglich).

Folgendes ist außerdem vom Verein zu beachten:

• Die Einsatztage, die Art der Tätigkeiten sowie die Auszahlungen sind vom Verein zu dokumentieren.
• Übersteigen Zahlungen eines Vereins an eine*n Ehrenamtliche*n € 2.000/Kalenderjahr, hat der Verein bis Februar des Folgejahres per Formular eine Mitteilung an das Finanzamt zu machen. 

Weitere Details und Praxisfragen zur Freiwilligenpauschale findet ihr hier. 

Hinweis: Über die Grenzbeträge hinausgehende Zahlungen sind jedenfalls steuerpflichtig. Letztlich ist die individuelle Steuerpflicht von zahlreichen anderen Faktoren abhängig und nur im Einzelfall von einer*m Steuerexpert*in zu beurteilen. 

Eine Ausnahme aus der Sozialversicherungspflicht ist nicht gesetzlich geregelt, ergibt sich aber aufgrund des ehrenamtlichen Charakters. Umso wichtiger ist, dass es sich jedenfalls nicht um ein Dienstverhältnis handelt. Insbesondere bei der schlichten Mitarbeit im Verein, die nicht mit einer Funktionsausübung verbunden ist, sind die Voraussetzungen für eine unentgeltliche (und damit sozialversicherungsfreie) Tätigkeit streng einzuhalten. Pauschalzahlungen, die die SV-Geringfügigkeitsgrenze überschreiten, sind jedenfalls ein Indiz für eine versicherungspflichtige Erwerbstätigkeit. Zur Abgrenzung s. oben. 

Mustervereinbarung über ehrenamtliche Tätigkeit

Gerne stellen wir euch unsere Vorlagensammlung zur Verfügung. Dort findet ihr ein Muster zur Vereinbarung unentgeltlicher bzw ehrenamtlicher Tätigkeit sowie eine Vorlage zur Geltendmachung von Kostenersatz.

Ausbildungsverhältnisse

Pflichtpraktikum

Ein Pflichtpraktikum wird nicht als Arbeitsverhältnis, sondern im Rahmen eines Ausbildungsvertrags absolviert.

Die Ausbildungsstätte sieht vor, dass Schüler*innen bzw. Studierende für einen erfolgreichen Abschluss praktische Erfahrungen sammeln müssen. Inhalt und die Dauer des Praktikums sind dabei in den jeweiligen Ausbildungsvorschriften (Studienordnung bzw. Lehrplan) konkret definiert und gegenüber der (Fach)Hochschule oder der Schule nachzuweisen.

Es steht nicht die Arbeitsleistung, sondern der Ausbildungszweck und die Sammlung von praktischen Erfahrungen im Vordergrund. Die im Betrieb erfolgte praktische Tätigkeit muss der in der Schule bzw. im Studium gewählten Fachrichtung entsprechen.
Anders als beim Dienstvertrag, besteht keine Arbeitsverpflichtung und oder Bindung an Arbeitszeiten. Dementsprechend greifen auch viele arbeitsrechtliche Vorschriften (Entgeltanspruch, Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall, usw.) nicht.
Als Anerkennung kann ein freiwilliges Taschengeld ausbezahlt werden (dann ist das Pflichtpraktikum zu versichern; s. unten).
 

Sozialversicherung von Pflichtpraktikant*innen:

Wird kein Taschengeld bezahlt, ist keine Anmeldung zur Sozialversicherung notwendig. Für Schüler*innen und Studierende besteht im Rahmen der Ausbildung ein Schutz in der gesetzlichen Unfallversicherung. In diesem Fall erstreckt sich die Unfallversicherung auch auf die ausgeübte Tätigkeit.

Wird Taschengeld ausbezahlt, gilt auch das Pflichtpraktikum als entgeltliche Tätigkeit und ist bei der ÖGK anzumelden. Übersteigt das Taschengeld die Geringfügigkeitsgrenze, ist voll zu versichern (Kranken-, Unfall-, Pensions- und Arbeitslosenversicherung), sonst genügt die Teilversicherung (nur Unfallversicherung). Der Beitrag für die Betriebliche Vorsorge ist zu entrichten, wenn die Beschäftigung länger als einen Monat dauert. 

Hinweis: Werden einfache oder Hilfstätigkeiten gegen Entgelt verrichtet und ist der*die Praktikantin an Weisungen, Arbeitszeiten usw. gebunden – wie häufig im Rahmen einer Ferialarbeit oder Aushilfe in den Sommermonaten üblich –, handelt es sich um ein befristetes Dienstverhältnis, das regulär dem Arbeitsrecht unterliegt. Ein Pflichtpraktikum kann somit, je nach Leistungsverpflichtung, auch als reguläres Dienstverhältnis ausgestaltet sein. Vor allem im Hotel- und Gastgewerbe ist Vorsicht geboten, denn hier sind Pflichtpraktikant*innen sogar vom Kollektivvertrag erfasst und zwingend anzustellen. 

Volontariat

Ähnlich wie ein Praktikum, dient das Volontariat dem Kennenlernen eines Berufsfelds oder Betriebs und hat Ausbildungscharakter. Im Unterschied zu Praktikant*innen, gibt es kein Ausbildungsprogramm, welches zur Berufspraxis verpflichtet. Die Initiative geht meist von den Volontär*innen selbst aus. 

Ein Volontariat wird unentgeltlich und in einem zeitlich begrenzten Rahmen absolviert. Es kann aufgrund seiner Unverbindlichkeit jederzeit abgebrochen werden. Ein längerdauerndes „Volontariat“ kann in ein Dienstverhältnis und somit einen Entgeltanspruch kippen. Ansonsten sind die Rahmenbedingungen ähnlich wie beim Praktikum: Es gibt weder eine Arbeitsverpflichtung noch (Mindest-)Arbeitszeiten. Die Tätigkeiten müssen der Ausbildung bzw. dem Lernzweck entsprechen. Eine Aufwandsentschädigung oder Taschengeld ist für Volontär*innen nicht vorgesehen. 

Hinweis: Einfache praktische Hilfsarbeiten oder Tätigkeiten, die man schnell anlernen kann, sind nicht Gegenstand eines Volontariats. Hier wäre ehrenamtliche Tätigkeit denkbar (zu den Voraussetzungen s. eigener Punkt). Ansonsten wird ein Dienstverhältnis angenommen. Um Missverständnissen vorzubeugen, empfehlen wir, eine Volontariatsvereinbarung zu schließen. Ein Muster dazu findet ihr unten.
 

Sozialversicherung von Volontär*innen

Obwohl kein Entgelt gezahlt wird und kein Dienstverhältnis vorliegt, sind Volontär*innen in der Unfallversicherung pflichtversichert. Vor Antritt des Volontariats ist eine Anmeldung bei der AUVA notwendig (für Volontär*innen ist nicht die ÖGK, sondern direkt die AUVA zuständig). Nähere Infos und das Anmeldeformular findet ihr auf der Website der AUVA.

Hinweis: Handelt es sich bei dem*der Volontär*in um eine*n Drittstaatsangehörige*n (Nicht-EU-Bürger*innen), ist das Volontariat mindestens 3 Wochen vor Beginn beim AMS anzukündigen („Anzeigebestätigung“). Dauert das Volontariat länger als 3 Monate kann eine Beschäftigungsbewilligung erforderlich sein. Nähere Infos zur Beschäftigung von Drittstaatsangehörigen erhaltet ihr beim AMS.

Mehr zur Abgrenzung von Ausbildungsverhältnissen erfahrt ihr in der dazugehörigen Publikation der ÖGK.​​​​​

Muster Ausbildungsverhältnisse

Gerne stellen wir euch unsere Vorlagensammlung zur Verfügung. Dort findet ihr unter anderem folgende Muster:

• Praktikumsvereinbarung
• Volontariatsvereinbarung

Bei Fragen sind wir gerne für euch da!

Beschäftigung bestimmter Personengruppen

Ich bin Vereinsfunktionär*in (zB Vorstandsmitglied): Welche Beschäftigungsform liegt vor? 

Eine Vereinsfunktion kann – je nach Rahmenbedingungen und Höhe einer etwaigen Aufwandsentschädigung – ehrenamtlich oder selbständig ausgeübt werden. Da Funktionär*innen (zB Vorstandsmitglieder) an Entscheidungen des Vereins direkt mitwirken, müssen sie in ihrem Stimmrecht unabhängig und weisungsfrei sein. Somit kommt ein (von Weisungen, Abnhängigkeit und Kontrollrechten geprägter) echter oder freier Dienstvertrag nicht in Betracht.

Es spricht aber nichts dagegen, dass dieselbe Person parallel (andere) Dienstleistungen übernimmt, die unter ein (freies) Dienstverhältnis fallen. In diesem Fall empfehlen wir, beide Vertragsverhältnisse zu trennen. Zur Beschäftigung von Vereinsfunktionär*innen s. nächster Punkt.

(Freie) Dienstverträge mit Vereinsmitgliedern und Vereinsfunktionär*innen

Gerade in kleinen Vereinen ist es üblich, dass Mitglieder oder Funktionär*innen (Vorstandsmitglieder) laufend im Verein mitarbeiten. In so einer Konstellation sind die Personen in einer Doppelrolle tätig: einerseits sind sie Organe des Vereins und in Vereinsentscheidungen eingebunden (Funktion bzw. MItgliedschaft), andererseits ist der Verein auch ihr Vertragspartner bzw Abnehmer von Leistungen.

Diese sogenannten Insichgeschäfte sind grundsätzlich zulässig, können aber heikel sein und zu Interessenkonflikten führen. Daher sollten die Statuten vorsehen, dass Insichgeschäfte durch z.B. ein zweites Vorstandsmitglied genehmigt werden müssen.

Wird für eine laufende Mitarbeit im Verein Entgelt gezahlt, handelt es sich mit großer Wahrscheinlichkeit um einen (echten oder freien) Dienstvertrag. Entscheidend ist, dass die Tätigkeiten weisungsgebunden und in persönlicher Abhängigkeit erfolgen (zu den Merkmalen des Dienstvertrags s. oben).

Die Tätigkeiten aus dem Dienstverhältnis sollten jedenfalls klar von der Mitgliedschaft bzw. zur Funktion als Vorstand getrennt sein. Wir empfehlen, im Dienstvertrag genau anzuführen, welche Tätigkeiten durch das Dienstverhältnis erfasst sind. Denn nur für diese können Weisungen erteilt werden. Auch die Pflichtversicherung (Arbeitsunfall!) greift nur für Tätigkeiten aus dem Dienstverhältnis.  

Nur in einer Konstellation, in der das betreffende Mitglied den Verein und seine Organe (insbes. den Vorstand) völlig beherrscht – z.B. weil der Verein nur aus zwei Personen besteht und die Statuten keine Gegenzeichnung vorsehen – wäre ein Dienstverhältnis nicht möglich, da man nicht mehr von einer Tätigkeit in persönlicher Abhängigkeit sprechen kann. Im Falle von Vereinsfunktionär*innen (Vorstandsmitgliedern) ist noch zu beachten, dass ein Dienstverhältnis nicht für die Vorstandsfunktion selbst, sondern nur für andere Tätigkeiten möglich ist (z.B. Vereinssekretär*in, Buchhaltung, …).

 

Theaterarbeitsverträge: Theaterarbeitsgesetz (TAG)

Für Beschäftigungen im Theaterbereich gelten im Anwendungsbereich des Theaterarbeitsgesetzes (TAG) arbeitsrechtliche Sonderbestimmungen.

Ein Bühnenarbeitsvertrag ist das „Arbeitsverhältnis von Personen (Mitglieder), die sich einem/einer Theaterunternehmer/in zur Leistung künstlerischer Arbeiten in einem oder mehreren Kunstfächern zur Aufführung von Bühnenwerken verpflichten“ (§ 1 TAG).

In erster Linie muss ein Arbeitsverhältnis gegeben sein. Einige der sonst gültigen, allgemeinen Abgrenzungsmerkmale zwischen Dienstvertrag und Werkvertrag (s. oben) sind allerdings weniger ausschlaggebend als außerhalb des Theaters. Trotzdem ist auch in der Theaterarbeit selbständige Tätigkeit möglich, wenn zB ein Auftritt als fix fertiges „Gesamtpaket“ gebucht wird oder wenn es sich um ein Auftragswerk wie zB eine Musikkomposition handelt.
Auch sind Arbeitsverträge möglich, die mangels künstlerischer Leistung nicht dem TAG unterliegen.

In der Praxis wird das von den Behörden dennoch recht eng gesehen und viele kreativen und künstlerischen Aufgaben, die in einem Bühnenwerk resultieren, werden im Zweifel als Dienstverträge nach dem TAG ausgelegt.

Ein Bühnenarbeitsvertrag ist nach dem Gesetz zwingend als Dienstvertrag einzustufen – die Personen sind bei der ÖGK als Dienstnehmende anzumelden.

Das Theaterarbeitsgesetz enthält außerdem eine Reihe von arbeitsrechtlichen Sonderbestimmungen, die dem allgemeinen Arbeitsrecht vorgehen. Das gilt insbesondere für Arbeits- und Ruhezeiten, Urlaub, Proben und einige andere Punkte, die auf die Besonderheiten im Theaterbetrieb Rücksicht nehmen.

Details zum TAG und zu speziellen Abgrenzungsfragen am Theater findet ihr hier.

Unsere Kolleg*innen von der IG freie Theaterarbeit informieren euch außerde gerne im Detail.

Verpflichtende Anstellungen bedeuten für die Arbeitgeber*innen Lohnnebenkosten. Um die Finanzierbarkeit zu erleichtern, wurde das IG Netz eingerichtet. Es handelt sich um einen speziellen Fördertopf für Theater-Arbeitgeber*innen. Diese können Zuschüsse zu den anfallenden Sozialversicherungsbeiträgen beantragen. Nähere Infos zum IG Netz findet ihr hier.

Zusammenarbeit mit Kunstschaffenden*

Tätigkeiten als Kunstschaffende* werden selbständig und nicht im Rahmen eines (echten oder freien) Dienstvertrags ausgeübt. Oft sind es Werkverträge oder sonstige (Misch-)Verträge, die unter „sonstige selbständige Tätigkeit“ fallen. 

* Nach dem Verständnis der ÖGK ist „der Begriff der* des Kunstschaffenden“ gesetzlich nicht näher definiert. Nach Interpretation der Krankenversicherungsträger ist er jedoch weitgehender als jener der Künstlerin bzw. des Künstlers. Grundsätzlich handelt es sich dabei um jede selbständige künstlerische Tätigkeit im produzierenden wie auch reproduzierenden Bereich. 

Es spricht aber nichts dagegen, dass dieselbe Person parallel und abseits ihrer kunstschaffenden Tätigkeit andere Dienstleistungen übernimmt, die unter ein (freies) Dienstverhältnis fallen. In diesem Fall empfehlen wir, beide Vertragsverhältnisse zu trennen.

Zusammenarbeit mit Gewerbetreibenden, Freiberufler*innen

Wird jemand im Rahmen seiner*ihrer Gewerbeberechtigung oder als Freiberufler*in tätig, ist diese Person mit hoher Wahrscheinlichkeit bereits selbständig in der SVS pflichtversichert. Es handelt sich oft um Werk- oder sonstige (Misch-)Verträge, die unter „sonstige selbständige Tätigkeit“ fallen. Eine Anstellung und somit ÖGK-Versicherung (nach ASVG) als echte*r oder freie*r Dienstnehmende*r für dieselbe Tätigkeit ist dann nicht notwendig.

Es spricht aber nichts dagegen, dass dieselbe Person parallel und abseits ihrer gewerblichen bzw. freiberuflichen Tätigkeit (andere) Dienstleistungen übernimmt, die unter ein Dienstverhältnis fallen. In diesem Fall empfehlen wir, beide Vertragsverhältnisse zu trennen.

Im Zweifel kann über das SVS-Formular „Rechtssicherheit“ eine Vorabprüfung vorgenommen werden, wo bindend entschieden wird, welcher Versicherung (SVS oder ÖGK) die Tätigkeit unterliegt.

Vorträge, Workshops, Kurse: Ist eine Entlohnung nach Honorarnoten zulässig?

Bietet euer Verein Workshops, Vorträge oder Weiterbildungen an, stellt sich in der Praxis die Frage, ob die Vortragenden beim Verein angestellt werden müssen oder ob die Tätigkeit über Honorarnoten abgewickelt werden kann. 

Grundsätzlich gilt: Die allgemeinen Abgrenzungsregeln zwischen Dienstvertrag und Werkvertrag sind auch auf Vortragstätigkeiten anzuwenden. Wichtigste Frage dabei: Ist eine Dienstleistung (Tätigkeit auf gewisse Dauer) oder ein Werk (= konkretisierter Erfolg) geschuldet?

Die Gerichte vertreten allgemein die Ansicht, dass bei Vortrags- und Lehrtätigkeiten die Dienstleistung im Fokus steht und ein Werk (im Sinne eines messbaren Erfolgs) nicht vorliegt. Sind noch weitere Merkmale des Dienstvertrags erfüllt, insbesondere eine wiederholte Tätigkeit („über eine gewisse Zeit“), wird die Vortragstätigkeit jedenfalls als (freier bzw. echter) Dienstvertrag einzuordnen sein. Das bedeutet aber nicht, dass ein Werkvertrag von vornherein ausgeschlossen ist. Letztlich entscheidet das Gesamtbild der Rahmenbedingungen im Einzelfall, wie stark die anderen Merkmale gewichtet werden und ob im Einzelfall doch ein Werkvertrag zulässig ist. 

In der Praxis und etwas konkreter heißt das:

Gibt der Verein Inhalte, Rahmenprogramm, Räume, Zeiten oder Materialien vor und wird die Person häufiger als Vortragende*r tätig, spricht die persönliche Abhängigkeit für einen echten Dienstvertrag. Der*die Vortragende ist jedenfalls anzustellen und bei der ÖGK (geringfügig oder voll) zu versichern. (s. Ausführungen zum Dienstvertrag). Eine Entlohnung auf Honorarnotenbasis ist nicht zulässig. 

Meist sind Vortragende jedoch freie Dienstnehmende, weil sie zwar häufiger für den Verein tätig werden, aber nicht so stark in die Organisation des Vereins eingebunden sind. Freie Dienstnehmende stellen zwar Honorarnoten, sind aber im Regelfall trotzdem bei der ÖGK anzumelden. Eine Ausnahme besteht nur, wenn die Vortragstätigkeit selbständig im Rahmen eines Gewerbescheins ausgeübt wird und der*die Vortragende bereits nach dem GSVG (Gewerbliches Sozialversicherungsgesetz) in der SVS pflichtversichert ist. Wir empfehlen, das schriftlich festzuhalten. ​(Details zum freien Dienstvertrag s. oben). 

Umgekehrt können die Rahmenbedingungen – trotz Dienstleistungscharakter – für eine selbständige Tätigkeit bzw. einen Werkvertrag sprechen. Das ist denkbar, wenn z.B. nur einmalig ein Vortrag gehalten wird und dieser, ähnlich einem einmaligen Bühnenauftritt, als abgrenzbares Gesamtpaket „gebucht“ wird (Ausführung, inhaltliche Gestaltung, Vorbereitung/Proben, Materialien usw. obliegen dem*der Vortragenden). In diesem Fall ist ein Werkvertrag mit Abrechnung auf Honorarnotenbasis zulässig. 

Hinweis: Honorare an Vortragende unterliegen der Mitteilungspflicht ans Finanzamt nach § 109a EStG: Werden bestimmte Grenzbeträge überschritten, trifft den Verein eine steuerliche Mitteilungspflicht an das Finanzamt. Der Grenzbetrag beträgt € 450 für jede Honorarzahlung bzw. € 900 im gesamten Kalenderjahr.
Mehr zur Mittelungspflicht nach § 109a findet ihr hier.

TIPP: versicherungsfreie Aufwandsentschädigung bis EUR 537,78/Monat: 

Ist der Kernzweck eures Vereins „Erwachsenenbildung“ und eure Vortragenden nur nebenberuflich als solche tätig? 

Für Einrichtungen der Erwachsenenbildung ist es möglich, nebenberuflich tätigen Vortragenden eine pauschalierte Aufwandsentschädigung iHv EUR 537,78€/Monat zu zahlen, ohne eine Versicherungsanmeldung zu machen (§ 46 Abs 7 ASVG). Bis zu diesem Freibetrag entstehen weder dem Verein noch der Person zusätzliche Kosten durch Versicherungsbeiträge. Wird der Betrag überschritten, ist nur der übersteigende Betrag (geringfügig bzw. voll) zu versichern. Für die Einkommensteuer sind die Personen selbst verantwortlich.

Nebenberuflich heißt, dass die Vortragstätigkeit weder Hauptberuf noch überwiegende Haupteinnahmequelle sein darf. 

Um von dieser Ausnahme Gebrauch zu machen, muss euer Verein außerdem eine „Einrichtung der Erwachsenenbildung“ sein. Das Gesetz versteht darunter die Weiterbildung zur Aneignung von Kenntnissen und Fertigkeiten, u.a. zur politischen, sozialen und wirtschaftlichen Bildung sowie zu beruflicher Weiterbildung. Leider sind die Gerichte in der Auslegung streng und unterscheiden in der Praxis zusätzlich zwischen Grundausbildung und Fort- bzw. Weiterbildung. Somit ist eine verlässliche Einschätzung schwierig. Als Erwachsenenbildungseinrichtung anerkannt wurde zB eine privat organisierte Einrichtung, die breit gefächerte juristische und sprachliche Kurse anbietet. Nicht anerkannt wurden hingegen Fachhochschulen oder eine Organisation, die berufliche Aus- und Weiterbildungen für Pflegehilfen und Ordinationshilfen anbot. Wer dennoch sichergehen möchte, kann zB den Weg über eine Zertifizierung bei Ö-Cert (https://oe-cert.at) gehen und sich so zusätzlich absichern. Für kulturelle Einrichtungen gibt es vielfach Erleichterungen. 

Vorträge und Kurse können auch ehrenamtlich gehalten werden, wenn keine Leistungsverpflichtung besteht und alle sonstigen Rahmenbedingungen für unentgeltliche Tätigkeit erfüllt sind. Infos dazu oben unter “Ehrenamt“. 

Bestellung einer Geschäftsführung

Die Bestellung einer Geschäftsführung erfolgt nicht durch einen Arbeitsvertrag, sondern vereinsrechtlich durch die in den Statuten vorgesehen Form (zB durch Vorstandsbeschluss). Die konkrete Gestaltung der Befugnisse und Verantwortlichkeiten einer Geschäftsführung sowie das Zusammenwirken mit anderen Vereinsorganen (alleinige oder geteilte Vertretungsmacht, Entscheidungsbefugnisse, Berichtspflichten ggü. Vorstand, …) kann entweder direkt in den Statuten, ansonsten in einer Geschäftsordnung geregelt werden. 

Arbeitsrechtlich kann die mit der Geschäftsführung betraute Person im Rahmen eines echten oder freien Dienstvertrages tätig werden (s. Voraussetzungen für freien bzw. echten Dienstvertrag). Wir empfehlen, die nach Statuten/Geschäftsordnung übertragenen Befugnisse und Verantwortlichkeiten (inkl. Besonderer Sorgfaltspflichten) als Tätigkeitsbeschreibung in den Arbeitsvertrag aufzunehmen und auf die Vereinsstatuten bzw. eine bestehende Geschäftsordnung hinzuweisen.

Downloads

Musterverträge und Vorlagen für Vereine als Arbeit- und Auftraggeber (IG Kultur Österreich)

Sozialpartnerempfehlung (GPA & IG Kultur Österreich)

Gehaltsschema für Kulturvereine (IG Kultur Österreich)

Honorarempfehlungen für freie, selbständige Kulturarbeit 2023 
(TKI, Tiroler Kulturinitiativen)

Fair Pay Reader 2021 - Gesammelte Empfehlungen für einzelne Kunstsparten
(Kulturrat Österreich)

 

Links & Tools

Fair Pay Kultur, die Kampagnenseite 

Kampagnenmaterial: Fair Pay... der Rest ist unbezahlt!

Fair Pay Tools im Überblick, Kulturrat Österreich

Fair Pay Rechner, KUPF Oberösterreich

Online Rechner für Dienstgeber*innen-Kosten (Brutto-Netto-Rechner des BMF)
 

Beratung:
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Mobil: ‭+43 650 503 71 20‬
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Gut beraten, stark vertreten:
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